A fim de registrar os itens de conhecimento utilizados para realizar as tarefas para que o conhecimento inerente ao processo não seja perdido durante a execução dele e possa ser aproveitado, e também de forma a realizar esse registro durante uma tarefa comum as pessoas envolvidas no processo, que é atualizar o andamento de suas tarefas numa ferramenta de gerência de tarefas, é proposto então associar uma base de conhecimento a ferramenta de gerenciamento de tarefas utilizada, onde existe uma relação com o processo executado. Essa associação seria feita entre a atividade do processo e o conhecimento inerente àquela atividade, usando então o modelo genérico proposto por Stollenwerk \cite{inbook} para organizar o conhecimento dessas atividades.
A partir das tarefas registradas, que devem estar relacionadas às atividades do processo, os dados da base de conhecimento seriam exibidos ao responsável por executar a tarefa na ferramenta de gerência de tarefas e também haveria a possibilidade de inserir novas informações caso o gerente de projetos julgasse necessário. Essas novas informações poderiam ser moderadas por outros integrantes do projeto, a fim de garantir maior confiabilidade nas informações inseridas na base.
Para que isso aconteça, a base de conhecimento deve ter seu conteúdo associados a ferramenta de gestão de tarefas através da atividade do processo. Sugere-se então, a cada tarefa, haver um campo do tipo lista, previamente configurado com uma relação das atividades inerentes ao processo, para que cada atividade seja identificada ao criar a tarefa. Por exemplo: Se a tarefa for ”Atualizar Cronograma”, ela deverá estar associada a atividade ”Gerenciar Mudanças de Requisitos”.
Será demonstrada então uma relação entre o modelo genérico de GC e as atividades do gerente de projetos no processo de gerência de requisitos.
Tarefa: Atualização de Cronograma
Atividade: Gerenciar Mudanças
Responsável: Gerente de Projetos
Descrição: Atualizar cronograma de acordo com as mudanças ocorridas durante o projeto.
Estrutura de Conhecimento da tarefa:
Identificação: Especialista PMI; Bacharel em Análise de Sistemas, experiência com MS Project. Template: Cronograma.mpp.
Captura: Link para Coursera; Contato de Sênior da Organização; Formas e demais maneiras em que a tarefa pode ser executada.
Seleção: Utilização de Moderador responsável por validar a informação inserida na base de conhecimento.
Organização e armazenagem: Base de conhecimento conectada a atividade do processo e informações exibidas na ferramenta de gerência de tarefas.
Compartilhamento: Base de conhecimento com api conectada a atividade do processo e informações exibidas na ferramenta de gerência de tarefas.
Aplicação: Base de conhecimento com api conectada a atividade do processo e informações exibidas na ferramenta de gerência de tarefas.
Criação: Estrutura que permita a adição de novas informações à atividade do processo, onde será possível verificar a forma como é feito por padrão e registrar possíveis mudanças que venham a gerar ganhos a curto, médio e longo prazo.