ISASCE: Informatics Solution for an Administrative System of College Exchange.

Abstract

Este es un trabajo de investigación realizado en base a un desarrollo para el Departamento de Movilidad Estudiantil de la Universidad Austral de Chile, el que a su vez está basado en estudios realizados por otras personas, al que se le implementaron distintas configuraciones para así poder adaptarlo a los requerimientos específicos del usuario y lograr los objetivos requeridos.

Introducción

En la actualidad la tecnología representa un apoyo prácticamente imprescindible para un amplio campo de actividades enfocadas en mejorar la calidad de vida de las personas, ya sea facilitándoles labores cotidianas, laborales o académicas. Al tanto de esto se encuentra el departamento de “Oficina de Movilidad Estudiantil” (OME) de la Universidad Austral de Chile, quienes se han dirigido a mi colega Baldomero Nápoli y mi persona, planteándonos su necesidad por implementar un sistema informático que les ayude a administrar, agilizar y mejorar su rendimiento en las distintas tareas que realizan como organismo intermediario de los intercambios estudiantiles de dicha casa de estudios.

Este problema en particular presenta una gran motivación tanto personal como profesional, debido a la complejidad que conlleva el trabajar con un sistema tan complejo como lo es una institución académica (i.e. sub sistemas, departamentos inter-relacionados, actores participantes, estudiantado, etc), también plantea un gran desafío al incluir en los requerimientos del cliente un portal de postulación para el estudiante, lo que significa crear un subsistema completo para este módulo dentro de la solución final.

Para llevar a cabo la resolución de este sistema, basado en la cantidad de relaciones que posee, se llevaron a cabo numerosas entrevistas con el departamento solicitante a modo de dar al desarrollador un mejor entendimiento del comportamiento de esta unidad académica. Por otro lado como se mencionó anteriormente el estudiante se vera beneficiado por un portal interactivo donde realizar su proceso de postulación, por lo cual se solicitó a OME varias postulaciones completas de sus registros para entender la lógica de negocio que se ha de implementar.

En el transcurso de este documento se resolverá la implementación del sistema y el por qué de su estructura, apoyados de las herramientas brindadas por el estudio de académicos en el área de la Ingeniería de Sistemas.

Background

La humandidad avanza a paso firme de la mano de la informática y la cibernética, el apoyo que representan estas ciencias para el progreso continuo y evolutivo de las personas en la actualidad es prácticamente indispensable. los distintos escenarios a los que la sociedad somete a estas disciplinas son cada vez más desafiantes y complejos, si bien los wicked problems están presentes desde mucho tiempo atrás, éstos siguen siendo el objetivo principal del desarrollo y diseño de sistemas. Hoy en día los desafíos más críticos siguen siendo los problemas de escala global que tienen directo impacto en la calidad de vida de las personas. Gracias al continuo desarrollo y avance de esta disciplina informática hoy es más accesible plantear, estudiar y diseñar un sistema, debido a la gran cantidad de estudios que respaldan las metodologáas propuestas por la comunidad científica.

Casos similares

En el área del diseño de sistemas ocurre con frecuencia, que cuando se desea implementar una solución informática para algún determinado problema, ya existe a lo menos un software que cumple dicha función, o que se asemeja en cierto punto al sistema esperado, con lo que es una práctica habitual el apoyarse en el estudio previo que llevo a dichos sistemas ser completados, haciendo que orientemos y destinemos nuestros esfuerzos en potenciar y complementar lo ya logrado con nuestros nuevos objetivos.

Debido a la naturaleza de los requerimientos que componen el sistema que describirá este documento, no es posible extrapolar un estudio previo que explique el funcionamiento en su totalidad, si bien existen muchos programas similares en uno que otro aspecto, ninguno por sí solo puede completar la tarea solicitada por el cliente en cuestión, de modo que se hará uso de un conjunto de investigaciones que servirán de fundamento para el desarrollo del sistema objetivo y darán al lector un mejor entendimiento en el enfoque del mismo.

Considerando que uno de los requisitos principales del sistema a implementar, es el de que sea capaz de realizar las labores administrativas del departamento solicitante, no está de más hacer una definición del término “administración” que clarifique la relación y orientación informática del sistema.

Se definiene la administración como el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional. (Porter 2006).

A partir de esta definición podemos destacar e identificar dos conceptos importantes, uno explícito y otro implicito. Explícitamente se entiende la administración como el modo de ordenar los distintos recursos a disposición (i.e. recursos materiales, de personas, de información, etc) con el fin de cumplir un objetivo de manera eficiente e implícitamente podemos identificar al administrador como un tipo de usuario, ya que es común asociar al administrador de un software como un operador distinto al usuario estándar debido a sus facultades en la herramienta, y es precisamente por esto que se debe profundizar en la consideración que expusieron Barret, Chen y Maglio en su estudio “System administrators are Users, Too: Designing Workspaces for managing Internet-Scale Systems” (Barrett 2003), donde señalan los beneficios que otorga el mejorar el desarrollo de entornos de sistemas donde se desempeña el administrador. Destacando:

  • Los sistemas requeridos son cada vez más complejos, lo que requiere una cantidad extra de esfuerzo por parte del administrador si consideramos que a mayor escala de sistema, mayor son las tareas que realizará (i.e. realizar mantenimiento, monitoreo, instalaciones, actualizaciones, control de errores, entre otras dependiendo del tipo de sistema). LLevando a la primera medida de contingencia que sería dedicar tiempo extra y esfuerzos enfocados a mejorar el diseño que interactuará con el administrador en el ámbito funcional, garantizando una disminución significante en la tasa de error cometido por uso operario.

  • Si bien la funcionalidad es la piedra angular de todo sistema, esta pierde sentido si su esquema o diseño es difícil de entender por el operador. En este punto se propone mejorar el diseño estructural de la interfaz que interactuará con el administrador, haciendo de este un entorno amigable reduciendo la posibilidad de falsas interpretaciones que gatillen errores.

Como se ha dejado en evidencia, la experiencia de estudios previos concuerda en la importancia de como abordar al usuario administrador y el sistema que hemos de implementarles en pro de obtener la mayor efectividad tanto para el sistema como para el uso del cliente.

El software objetivo, además de estar dirigido a labores administrativas, presentará la facultad de una intranet tanto para operarios de la oficina solicitante, como también de los postulantes (i.e estudiantes UACh, estudiantes nacionales y estudiantes internacionales).

Una intranet es una red privada que solo puede ser accesada mediante usuarios autorizados, el propósito de una intranet es generar una red de comunicaciones e interacciones internas de alguna determinada agrupación u organización. (Christensson 2015, September 23).

Un factor importante al momento de diseñar un software que conectará un gran número de usuarios, con sus informaciones y experiencias respectivas, necesita encarecidamente ser, aparte de funcional, atractivo y dinámico, ya que en el caso de que la interfaz no capture la atención del usuario este terminará por reducir la motivación al uso de dicho sistema. Si bien esto no es siempre así, Bellamy, Genevro, Houde, Leahy y Young consideran que el desarrollo del diseño de un sistema orientado a un gran número de usuarios con diversos intereses no necesariamente comunes entre sí, es un aspecto digno de dedicar atención. Así lo han planteado en su documento “Developing a Community Intranet: Social Practices and Technology Interventions” (Bellamy 1998). Cabe mencionar que si bien, su trabajo se enfoca a un tipo de sistema acorde a un de publicaciones de comunidad del tipo Newspaper. enfatiza la necesidad de retroalimentar la interacción usuario-usuario como también usuario-sistema mediante las técnicas de conversación que generan y nutren al desarrollador con una noción más clara de que es lo que realmente necesitan como usuarios finales, que realmente utilizarán y que no, potenciando sus necesidades y asegurando el uso de la herramienta.