Rediseño del proceso de actualizacion socioeconomica con un acercamiento lean thinking

Fabian Ruiz, Gabriel Galilea, Sebastian Matamala

Abstract

Cada año en la universidad austral de chile, existe un periodo en el que se realiza la actualización socioeconómica, en la cual se debe entregar una cantidad muy extensa de documentos, lo que conlleva una gran cantidad de trámites, esto a su vez, significa muchas dificultades en la organización interna de la universidad. El gran volumen de papeles y la escasa cantidad de gente en la organización, hacen que sea un proceso bastante largo y lento, además de la poca tecnología con la que se cuenta para ingresar los datos. Dentro de lo posible se intentó entender a fondo el proceso, haciendo varias entrevistas a la gente que trabaja ahí, para plantear un rediseño, usando la metodología lean thinking como guía para este, entre otros principios de diseño. Se descubrió que existe una base de datos ya implementada, pero que se usa para ingresar datos y no extraer información de la misma, se logró modelar tres BPMN, representando la situación actual, una ideal y otra realista para plantear como solución. Se plantea también un entorno básico con respecto a la implementación de la solución. Por ultimo nuestras conclusiones de lo investigado, sugieren que es posible de llevar a cabo un cambio en el proceso, pero aún quedan incógnitas a tener en cuenta antes de poder seguir el desarrollo del proyecto.

Introducción

La actualización socioeconómica de los estudiantes de la Universidad Austral de Chile (UACh), es un proceso de suma importancia, dado que gracias a eso se corrobora si el alumno mantiene la situación económica con la que ingresó y verificar si aún cumple con los requisitos para mantener becas y otros beneficios. Además, estas becas ayudan a financiar a un importante porcentaje del alumnado que requieren de estos beneficios para poder seguir estudiando.
Por otra parte, la Dirección de Asuntos Estudiantiles (DAE), es una organización interna de la UACh, la cual está dedicada a ayudar a los estudiantes con este tipo de trámites entre otros. Sin embargo, la división dedicada a la facultad de ciencias de la ingeniería (Campus Miraflores), es bastante pequeña, con tan solo 3 personas sin contar a los laborantes que son alumnos contratados por la universidad de forma ocasional para ayudar en los procesos, esto dificulta la rapidez con cual se procesan los documentos, además de que se hace uso de tecnologías poco modernas habiendo en la actualidad alternativas que pudiesen facilitar el trabajo, entre otras cosas que se trataran más adelante.
Dado que este es un proceso crítico y hay entidades que son externos a la DAE los cuales no se pueden alterar y limitan la estructura de trabajo, no se pudo elegir un enfoque de transformación del proceso, por lo que se optó por un enfoque evolutivo, usando de referencia algunos elementos del lean thinking. Se utilizó el BPMN para modelar la situación actual del proceso y además un par de propuestas de posibles cambios, también se levantaron los requerimientos y el modelado de los procesos mediante entrevistas a los actores presentes en la DAE.

Metodología

Para poder conocer a fondo el proceso, fue necesario realizar varias entrevistas a los actores involucrados en el proceso.
Para precisar, fueron dos entrevistas con la asistente social, quien es la encargada del proceso, una con la secretaria y otra con la laborante.
Respecto a las entrevistas que se hicieron a la asistente social, la primera fue para entender el cómo funcionaba el proceso, que es lo que hace cada persona, desde donde comienza hasta donde termina, y en donde encontraba que hay más problemas, además de averiguar el cómo realiza su trabajo y con qué cosas estaba conforme y si tenía ideas de cómo mejorar su labor, para que con los datos obtenidos de la entrevista se pudiera modelar el BPMN del proceso y analizar posibles mejoras con las ideas obtenidas de la entrevista, la segunda fue para corroborar que estuviera bien hecho y ver qué cosas pudiesen faltar, además de concretar los valores relacionados a las métricas (que el sistema estuviese bien definido, para luego reescribirlo). La entrevista que se hizo a la secretaria, fue para tomar otra perspectiva del proceso y corroborar que funcionaba como relataba la asistente social, buscar diferencias y similitudes para reflejarlas en el BPMN hecho hasta el momento. Por último, la entrevista que se hizo a la laborante fue en esencia con el mismo objetivo que la entrevista a la secretaria, en este caso en particular el laborante al ser un alumno contratado por la universidad, su conocimiento del proceso no es extenso y se limita a las funciones que cumple por contrato así que su perspectiva del proceso podía tener más diferencias que con la de la secretaria.
Cuando ya se obtuvo toda la información necesaria y logrado comprender el proceso en detalle, se modeló el BPMN y se confirmó para ver la posibilidad de hacer cambios si fuese necesario, luego se planteó la matriz RACI para ver que personas estaban involucradas de cada parte del proceso y cerciorarse de que todas las partes tuviesen a sus encargados, además la matriz de poder/interés (figura 1) del sistema socio-técnico para ver en donde concentrase y a quien habría que mantener satisfecho, se modelaron dos BPMN para poder ejemplificar de mejor forma las propuestas y por último se hizo la matriz de cambio para figurar en donde habrían más problemas al momento de la implementación.