Aplicación de metodologías de sistemas de información para el re-diseño de procesos en una empresa de karting

Abstract

abstract

Processes within companies define their operation, structure and efficiency towards the market, therefore, formalizing the activities performed in a process is the key to detect failures. The company RallyKarting today can be named as an entertainment center for extreme sports in the country, however, there are many organizational problems such as shift conflicts, disorder in the designation of charges, null telephone reception, use of a software that isn’t adapted to the culture of the company, among others. The analysis consists of visiting the company as a client to carry out an external observation of the processes and, in addition, an internal observation through a survey with the local administrator. From both observations we obtain a model of activities made with the BPMN, studied to make a redesign that solves the problems found.

Introduccion

Dentro del sistema económico actual es común encontrar una resiliencia física al documentar las actividades dentro de los diversos procesos de negocio, debido al esfuerzo y desgaste que esto produce, generando temas emergentes que involucran el éxito de estos procesos al querer optimizar el uso de los recursos, por motivos prácticos en nuestro trabajo decidimos acotar los temas emergentes a trabajar a todas aquellas actividades que involucran un flujo de clientes desde aspectos de atención hasta los registros generados, además como ejemplo usaremos una empresa de Karting. Empresa donde nos encontramos con la inserción de soluciones genéricas que suplen funciones de Enterprise resource planning(ERP), que no satisfacen de manera adecuada sus necesidades al ser incompatible con sus metodologías de trabajo, Es por esto que decidimos considerar los dos lados de la moneda dentro de este sistema, el primero acercarse como cliente y utilizar sus servicios, luego acercarnos y establecer contacto con la empresa para coordinar una entrevista con personal que nos pueda relatar fielmente su funcionamiento, del resultado de ambos procedimos a crear un diagrama de proceso de negocios(BPMN), para luego analizar cada una de las actividades, identificando los elementos core dentro de la empresa para poder realizar un rediseño. Rediseño dentro del cual obtuvimos una solución mixta entre algo ya existente, pero con un acercamiento distinto, esto es porque consideramos automatizar tres actividades que ejercían una carga innecesaria sobre la persona a cargo de ellas, llevando generalmente a perdida de información de valor, información que al ser utilizada apropiadamente lleva a la toma de nuevas decisiones desde nivel táctico hacia arriba dentro de la pirámide. Donde el acercamiento distinto obtenido yace justamente en esto último, dado que en vez de generar Outsourcing para la solución decidimos que genera más valor desarrollar las herramientas y el personal que se encargue de tomar decisiones con la información obtenida de estas actividades automatizadas generando un nuevo proceso para generar valor adicional mantenido a futuro. Finalmente, se concluye que las formalizaciones de los sistemas de información dentro de una empresa son de vital importancia para estandarizar, administrar e identificar las actividades dentro de los procesos de negocio, dejando pendiente mejorar la integración de las soluciones de software ERP que utilizan.